新入社員のギモン：電話応対

新入社員から挙がったいくつかの疑問。今日も続きです。

社外からの電話を上司に取り次ぐという想定です。

ギモンの数々。

●　上司が会議で離席の場合、「会議中」と言っていいのか、それとも単に「席を外しています」のほうがよいのか？
●　その会議が13時までとわかっている場合、「13時には戻ります」と言っていいのか？
●　仮に相手に「13時に戻ります」と言われたら、「では、13時ごろ掛けなおします」「13時10分ごろかけなおします」「13時半ごろ掛けなおします」のどれがいいのでしょう？
●　「ほかの電話に出ています」と言ったら、「では、またかけます」と応じて、その際、「何分後にかける」のが妥当か？
●　「よろしくお願いします」を何度も言ってしまうのだが、何度も言わないようにするには、どこで言うのが適当か？
●　「急ぎです」と言われたけれど、上司が会議中だったとき、どうやって上司に「急ぎという用件でTELあり」と伝えればよいのか？
●　「こちらからかけましょうか？」と言われた時、「お願いします」と言っていいのか、それとも、「いいえ、私がまたかけます」と言うべきなのか？

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仕事していたら、上記、どれもこれも、「ん？普通にやればいいんじゃない」「常識的に対処すればよいのでは」と思うギモンでしょうが、こういう一つひとつがわからない、というのが新入社員です。

「普通にやれば」
「常識的に対処すれば」

の「普通」「常識」がわからないのです。当たり前です、新しい組織に入ったばかりなので、そこでの「普通」、その場での「常識」がわかるわけがない。

新入社員研修である程度のマナーの型と、そもそも「なぜそうするのか」は教えますが、それでも、最終的には、現場のOJTで全部をカバーしなければなりません。

なんといっても、「本物のお客様からの電話を取る」のは、業務でしか体験できないのですから。

OJTトレーナーに任命された方、されそうな方、手を挙げようと思っている方、こういうギモン、沢山ぶつけられますけれど、しっかり指導してやってくださいませ♪